乡镇视频会议系统是政府职能部门之间互通信息、传达精神、沟通交流的一大渠道，用于政务会议，不仅节省了会议费用和时间支出，还可以免除路途奔波，快捷的传达和反馈会议内容。用于远程教育，充分利用师资，达到异地统一教学培训。但是近年来由于管理不善造成的视频会议不能正常召开的问题时有发生，为进一步加强视频会议系统管理工作，乡党政办制定了以下方案：

一是规范设备管理。视频会议系统设备主要包括摄像头、话筒、电视机、投影、音响、电子显示屏等组成。设备的保管维护以及视频调试由专人负责，更换人员要做好设备交接，不得频繁更换人员。电信部门的专门技术人员提供技术保障，负责定期对视频会议系统进行检查，出现故障，及时调试维修。视频会议室环境要时刻保持干燥、防水、防尘，会议结束及时关闭电源。

二是学习视频会议系统终端操作流程。组织乡党政办公室工作人员学习操作视频会议系统终端，可以避免视频会议遇到突发状况无人会处理的情况发生。操作流程主要包括：会议前检查电源、画面、声音、网络是否正常；会议中灯光、话筒、音响的调试；会议结束后及时关闭视频会议相关设备。

三是定期对视频会议系统终端进行测试检查。党政办公室专门负责视频会议的工作人员定期对视频会议系统终端进行检查，发现问题及时排查处理。出现网络不畅问题及时报给电信部门，组织人员抢修。出现没有图像、听不到主会场声音、摄像机不受控制等问题第一时间与上级部门对接。